Hantering av personuppgifter

Chalmers tekniska högskola (Chalmers) är ansvarig för behandlingarna och vi följer dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation (EU) 2016/679).

Denna information besvarar bland annat frågor om:

• För vilka ändamål behandlar Chalmers personuppgifter?
• Vilka personuppgifter hanteras i Chalmers verksamheter?
• Till vilka kan Chalmers komma att dela personuppgifter?
• Vad innebär det att Chalmers omfattas av offentlighetsprincipen?
• Hur skyddar Chalmers personuppgifter?
• Hur länge sparar Chalmers personuppgifter?
• Vilka rättigheter har en registrerad?
• Hur kontaktar jag Chalmers vid frågor eller begäran?

Chalmers personuppgiftsbehandlingar

Chalmers behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som universitet, dvs. att arbeta med att bedriva forsknings- och utbildningsverksamhet och i det samverka med samhället i stort. Chalmers behandlar även personuppgifter för att granska och utveckla verksamheten och för att följa svensk lag.

Alla behandlingar av personuppgifter inom universitetet sker för att till någon del främja dessa ändamål. Behandlingar av personuppgifter ska ha lagstöd och endast de personuppgifter som behövs för aktuella ändamål är tillåtna att behandlas.

Personnummer behandlas endast när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa att du ges enhetlig information.

Bank- och annan ekonomisk information behandlas när så krävs för att kunna betala ut pengar eller fakturera.

Frågor, klagomål och information

Har du frågor om Chalmers behandlingar av personuppgifter, eller vill göra en begäran om registerutdrag eller annat kontakta registrator: registrator@chalmers.se Chalmers har även utsett ett dataskyddsombud som kan kontaktas på: dataskydd@chalmers.se Upplever du att Chalmers inte följer dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, tidigare Datainspektionen) som är tillsynsmyndighet: imy@imy.se.

Chalmers behandlingar av personuppgifter i detalj

Chalmers verksamheter innebär många anledningar till att behandla personuppgifter. Personuppgiftsbehandlingen sker med olika ändamål och för flera kategorier av registrerade. Som universitet behandlar Chalmers personuppgifter om bland andra studenter, doktorander, forskare, deltagare i studier/forskning, evenemangsbesökare, gäster, jobbsökande, företagspartners och anbudsgivare, alumner samt om andra som av olika anledningar kontaktar universitetet. Information om behandlingar av anställdas personuppgifter ges separat.

För vissa ändamål sker insamling av personuppgifter direkt från dig som registrerad, för andra ändamål hämtar Chalmers och uppdaterar personuppgifter ur offentliga källor som exempelvis Skatteverket eller Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Chalmers har identifierat att personuppgiftsbehandlingar förekommer i följande kategorier/grupper: 

• Studenter
• Deltagare i forskningsstudie
• Deltagare vid konferens eller evenemang
• Besökare till universitetet
• Jobbsökande
• Låntagare vid bibliotek
• Anbudsgivare och andra företagspartners
• Alumner
• Donationer
• I kontakter med universitetet

Nedan följer en beskrivning av Chalmers olika behandlingar av personuppgifter. Respektive personuppgiftsbehandling återges separat för varje kategori av registrerad. Chalmers har delat upp sina personuppgiftsbehandlingar i tio kategorier nedan. För varje kategori förklaras de aktuella behandlingarnas (i) ändamål, (ii) användning (faktiska behandlingar), (iii) rättsliga grund, (iv) lagringstid, (v) mottagare av uppgifterna och (vi) källa till uppgifterna.

Skyddsåtgärder och rättigheter för registrerad

Många av de handlingar som hanteras av Chalmers utgör allmänna handlingar och omfattas av offentlighetsprincipen. Personuppgifter som förekommer i en allmän handling kan därför komma att begäras ut och spridas, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

Chalmers sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag. Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter.

Skyddsåtgärder

Chalmers har att se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Chalmers arbetar aktivt med att säkerställa en lämplig skyddsnivå i förhållande till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna innefattar bland annat krav på konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Chalmers tillämpar behörighetsstyrning där endast behörig person har tillgång till uppgifter, uppgifter krypteras i lämplig omfattning, uppgifter lagras i särskilt skyddade utrymmen och det tas säkerhetskopior på digitalt material.

Chalmers arbetar även med att säkerställa så att den efterkommande behandlingen hos IT-leverantörer, samarbetspartners och andra mottagare av personuppgifter sker på ett lagligt och skyddat sätt. Det sker dels genom upprättande av reglering i datadelnings- och personuppgiftsbiträdesavtal.

Överföring av data till utanför EU/EES

Chalmers kan komma att överföra personuppgifter till tredje land (land utanför EU/EES). Detta kan framförallt bli aktuellt i internationella forskningsprojekt, vid utbytesstudier, vid tentamen utomlands eller vid samarbeten med vissa internationella organisationer. Beroende av vart våra tjänsteleverantörers är lokaliserade kan uppgifter även komma att överföras utanför EU/EES. Universitetet vidtar (tillsammans med mottagande part) i samband med eventuella överföringar de juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att säkerställa en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Dina rättigheter som registrerad

Dataskyddsförordningen innebär vissa rättigheter för dig som registrerad. Beroende av med vilken rättslig grund personuppgiftsbehandlingen sker är olika rättigheter aktuella. Du har alltid rätt att få oriktiga uppgifter rättade och att göra invändningar mot behandling av personuppgifter. Vilka rättigheter som gäller i övrigt följer av kryssen i denna tabell.

Rätten till tillgång

Du har rätt att begära svar på om och hur Chalmers behandlar personuppgifter om dig, och få ett kostnadsfritt utdrag om de personuppgifter som behandlas. Som skyddsåtgärd efterfrågar Chalmers vid en begäran att du verifierar din identitet. För att begära tillgång maila registrator registrator@chalmers.se en ”begäran om registerutdrag” .

Rätten till rättelse

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade och be oss komplettera eventuellt ofullständiga uppgifter. Kontakta registrator@chalmers.se. Chalmers är inte skyldigt att rätta dina uppgifter om de endast behandlas för att dokumentera färdigställd forskning.

Rätten till radering (”rätten att bli glömd”)

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur Chalmers system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Det kan däremot finnas bestämmelser som kräver att Chalmers behåller dina uppgifter, exempelvis regler om allmänna handlingar eller om dokumentation för forskning eller studieändamål.

Om Chalmers tekniska högskola inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer vi att begränsa behandlingen av dina uppgifter till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla universitetets skyldigheter.

Rätten till begränsning av dina personuppgifter

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att dina personuppgifter bara behandlas för vissa specifika ändamål. Chalmers begränsar behandlingen i följande fall:

Om du hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och universitetet behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.

Chalmers inte längre behöver uppgifterna, men du begär att vi fortsätter lagra dem för att du behöver dem för att tillvarata dina rättsliga anspråk.

Om du invänder mot den behandling Chalmers utför. Behandlingen begränsas i så fall till dess en avvägning gjorts mellan dina skäl för invändningen och universitetets tvingande berättigade skäl.

Om du anser att vi ska radera personuppgifterna, men vi inte kan göra detta av någon anledning.

Rätten att invända mot behandling

Du har rätt att göra invändningar mot Chalmers behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. Universitetet kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara universitetets rättsliga anspråk.

Rätten att återkalla samtycke

För de fall Chalmers behandlar personuppgifter med stöd i ditt samtycke som rättslig grund har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Chalmers upphör därefter med den återkallade behandlingen.

Kontakt

Registrator: registrator@chalmers.se
Dataskyddsombud: dataskydd@chalmers.se

Länkar:
Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se